電話マナーに関する基本知識

ビジネスでは、普通に電話に出ますが、実際には通話者がいる職場で、通話者本人のために印象的な電話イメージを描いています。電話のイメージとは、人々が電話をかける過程の中での言語、声調、内容、表情、態度、時間感などの集合です。

一、電話のベルが二回鳴ったら、出ます。時間を延ばすな。受話器を取って、まず「こんにちは」と言います。電話のベルが4回鳴ったら、受話器を取って「すみません、お待たせしました」と相手に伝えるのが礼儀です。電話の内容が重要であれば、会社名、電話者の名前、会話内容、通話日、時期、相手の電話番号などを記録しておきます。

二、電話の始めの言葉はお客様のご迷惑になります。態度と思います。電話をかける時は、できるだけ丁寧な言葉を使います。「こんにちは」「どうぞ」「ありがとうございます」「ご迷惑をおかけします」など。電話をかける時は姿勢を正し、態度を穏やかにし、言葉をはっきりさせなければならない。このように言うと、簡単な挨拶でも相手に好印象を与えます。顔に微笑があれば、その美しい、明るい表情は自然に相手に伝わります。特に朝初めて電話しました。お互いに親切にしてくれました。声をかける心を明るくし、礼儀正しい印象を与える。電話がつながったら、積極的に挨拶し、相手の会社や名前を聞いて、肯定的な返事をもらったら、自分の会社、名前を名乗ります。相手に自分が誰（特に長い間会っていない友達、同僚）かを当てさせないでください。

三、電話をかける「今話してもいいですか？」と丁寧に聞くべきです。相手の時間を考えます。普通家に電話します。夕食後や休日の午後がいいです。事務室に電話して、午前十時ごろか午後出勤したほうがいいです。

四、電話をかけたり、電話に出たりする時、相手が離れていないなら、他の人と談笑しないでください。また、手を使ってから受話器を使って他の人と話をしないでください。

五、相手が探している人がいない時は、むやみに伝言しないでください。必要であれば、電話、名前をメモして、電話に戻ります。

六、他人との会話を合わせることをマスターします。電話に出るときは、相手の話をよく聞くために、「はい、はい」「はい、はい」などと、どんどん言ってください。相手の身分、年齢、場合などによって対応が異なります。

七、電話をかける前のマナーも無視してはいけません。電話を切る前に、「よろしくお願いします」「すみません、お忙しいところ、お邪魔します」などと相手にいい印象を残します。

八、オフィスではできるだけプライベート電話をかけないでください。オフィスでプライベート電話を受ける時は、できるだけ通話時間を短縮して、他の人の仕事や自分のキャリアイメージを損なわないようにします。